Veel mensen gebruiken de termen "debiteurenbeheerder" en "incassobureau" door elkaar. Maar er is een wezenlijk verschil — en het is belangrijk dat je weet wanneer je welke inzet. Het verkeerde moment kiezen kan geld kosten en klantrelaties schaden.
Debiteurenbeheer: preventief en proactief
Een debiteurenbeheerder werkt proactief en is gericht op het voorkomen van problemen. De taken omvatten:
- Facturen opvolgen van af het moment van versturen.
- Preventieve herinneringen sturen voor de vervaldatum.
- Vriendelijke en formele aanmaningen versturen.
- Telefonisch contact met debiteuren.
- Betalingsregelingen afspreken.
- Disputen oplossen.
Het doel is betaling, bij voorkeur zonder de relatie te beschadigen. Debiteurenbeheer vindt plaats in de vroege fase: voor en direct na de vervaldatum.
Incassobureau: reactief en juridisch
Een incassobureau wordt ingeschakeld als minnelijk beheer geen resultaat oplevert. Het incassobureau heeft meer juridische instrumenten:
- Buitengerechtelijke incassobrieven (met wettelijk bepaalde incassokosten).
- Telefonisch contact vanuit juridische positie.
- Dossieropbouw voor eventuele rechtszaak.
- Gerechtelijke stappen via een deurwaarder of advocaat.
Het incassobureau werkt meestal op no-cure-no-pay of een vast tarief per vordering, en de incassokosten worden bij wettelijke incasso verhaald op de schuldenaar.
Wanneer zet je welke in?
| Situatie | Wie inzetten? |
|---|---|
| Factuur net vervallen | Debiteurenbeheerder |
| Na 1-2 aanmaningen zonder reactie | Debiteurenbeheerder of incassobureau |
| Klant reageert niet meer | Incassobureau |
| Klant betwist of is failliet | Incassobureau / juridisch specialist |
Debitan combineert beide
Debitan verzorgt het volledige debiteurenbeheertraject en werkt samen met Grayhams voor juridische opvolging. Jij hoeft niet te schakelen tussen aanbieders — alles loopt via een platform.
Hulp nodig met jouw debiteurenbeheer?
Doe de gratis quickscan en ontdek hoe Debitan jouw proces verbetert.
Start gratis quickscan