Top 10 debiteurensmoezen
en zo reageer je erop

Elke debiteurenbeheerder kent ze. De antwoorden die je krijgt als je naar een openstaande factuur vraagt. Ze klinken altijd net geloofwaardig genoeg om twijfel te zaaien — maar in de praktijk zijn ze vaker een uitstelstrategie dan een echte verklaring.

Hier zijn de 10 meest gehoorde smoezen en hoe je er professioneel op reageert.

1. "De factuur is nooit ontvangen"

Reactie: stuur de factuur direct opnieuw door, inclusief leesbevestiging. Vraag daarna om bevestiging van ontvangst. Als de factuur herhaaldelijk "niet aankomt", vraag dan naar een alternatief e-mailadres.

2. "De factuur ligt bij de boekhouder"

Reactie: vraag naar de naam en het contactgegeven van de boekhouder, en bied aan om de factuur direct door te sturen. Daarna volg je bij de boekhouder op, niet bij je contactpersoon.

3. "We hebben een betalingsachterstand bij onze bank"

Reactie: dit kan een signaal zijn van financiele problemen. Bespreek een betalingsregeling en zorg dat die schriftelijk wordt vastgelegd. Wacht niet af.

4. "De persoon die tekenbevoegd is, is op vakantie"

Reactie: vraag wie er nu tekenbevoegd is als vervanging, of wanneer de persoon terugkeert. Bevestig dan een concrete betaaldatum.

5. "We betwisten de factuur"

Reactie: vraag direct wat er betwist wordt en zet de factuur on hold in het aanmaningstraject. Los het geschil zo snel mogelijk op — een openstaand dispuut blokkeert betaling.

6. "De betaling is al gedaan"

Reactie: vraag om het transactienummer of de datum en het bedrag van de betaling. Als de betaling niet terug te vinden is, is dit in de meeste gevallen een vergissing van de klant zelf.

7. "We wachten zelf nog op een grote betaling"

Reactie: sympathiek, maar het is niet jouw probleem. Reageer vriendelijk maar duidelijk: "Ik begrijp dat, maar onze betalingstermijn is helaas onafhankelijk van jouw cashflow. Wanneer kunnen we een concrete datum afspreken?"

8. "We zitten in een fusie / reorganisatie"

Reactie: vraag wie nu de verantwoordelijke contactpersoon is voor betalingen en zorg dat je de factuur bij de juiste persoon legt. Schriftelijke bevestiging is hier essentieel.

9. "We gaan failliet / zijn in zwaar weer"

Reactie: escaleer dit direct. Doe een kredietcheck en raadpleeg zo nodig een jurist. Wacht niet op verdere communicatie van de klant zelf.

10. "We betalen altijd aan het einde van de maand"

Reactie: alleen acceptabel als dit vooraf is afgesproken. Als dit niet in het contract staat, is jouw betalingstermijn leidend. Maak duidelijk wat de afgesproken termijn is en vraag om betaling voor die datum.