Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Debitan B.V. (hierna: "Debitan", "wij" of "ons") is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Debitan is gevestigd aan de Geldelozeweg 33, 1625 NW Hoorn en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 51866420.

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op via info@debitan.com of bel ons op +31(0)88-0085200.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van onze diensten, onze website bezoekt of contact met ons opneemt. De gegevens die wij verwerken zijn:

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam en KvK-nummer
• Factuur- en betalingsinformatie
• Gegevens over uw debiteuren die u in onze software invoert
• Gebruiksgegevens van onze software (log-ins, acties in het systeem)
• IP-adres en browsergegevens via cookies

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de overeenkomst en leveren van onze diensten
• Facturatie en betalingsverwerking
• Klantenservice en communicatie
• Het verbeteren van onze software en dienstverlening
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Het sturen van relevante informatie over onze diensten (met uw toestemming)

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst — voor de levering van onze diensten.
• Wettelijke verplichting — voor bewaarplichten zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
• Gerechtvaardigd belang — voor het verbeteren van onze diensten en beveiliging.
• Toestemming — voor het sturen van nieuwsbrieven en marketingberichten.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang als wettelijk verplicht. Factuurgegevens worden op grond van de fiscale bewaarplicht 7 jaar bewaard. Na beëindiging van de overeenkomst worden accountgegevens binnen 12 maanden verwijderd.

6. Delen met derden

Debitan deelt uw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij werken onder andere samen met:

• Betalingsdienstverleners (zoals Mollie) voor betalingsverwerking
• Hostingpartners voor de technische infrastructuur
• CM.com voor communicatiediensten (SMS, WhatsApp)

Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

7. Beveiliging

Debitan neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze software maakt gebruik van versleutelde verbindingen (HTTPS) en wij hanteren strikte toegangsbeveiliging.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies voor het analyseren van websitebezoek en het verbeteren van de gebruikerservaring. U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookiebanner. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

9. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Correctie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering — u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen.
• Beperking — u kunt de verwerking laten beperken.
• Bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen.

Om een verzoek in te dienen, kunt u contact opnemen via info@debitan.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

10. Klachten

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Debitan behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Wij adviseren u dit beleid regelmatig te raadplegen.

Versie: mei 2025 — Debitan B.V., Geldelozeweg 33, 1625 NW Hoorn